ADATKEZELÉSI  TÁJÉKOZTATÓ

A szervezet neve: CO-OP Star Zrt.

A szervezet székhelye: 5100 Jászberény Ady Endre u. 22. 

  Cégjegyzékszám: 16-10-001694

 Törvényes képviselő: Dr. Rédei István

 Adatvédelmi tisztviselő neve elérhetősége: Csordás Mária,  csordas.maria@coopstar.hu  0657/411-411                       

Az uniós jog megsértését bejelentő személyek védelméről szóló 2019/1937. számú európai parlamenti  és tanácsi irányelvben (a továbbiakban: Irányelv), valamint a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvényben (továbbiakban: Panasztörvény) foglaltaknak való megfelelés érdekében a CO-OP Star Zrt. belső visszaélés-bejelentési rendszert működtet, illetve ehhez kapcsolódóan személyes adatokat kezel. Az alábbiakban az adatkezelés fontosabb részleteit mutatjuk be:

ADATKEZELÉSI CÉL

A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni. Az adatkezelés célja az Európai Unió jogi normái megsértésének felderítése, a visszaélések megszűntetése, a felelősségre vonás kezdeményezése, egyben megelőző és a visszaéléseket orvosló intézkedések meghozatalára irányuló javaslatok megfogalmazása.

AZ ADATKEZELÉS SZERVEZETI KERETEI, ADATTOVÁBBÍTÁSOK

A CO-OP Star Zrt. elkülönült visszaélés-bejelentési rendszerét a HR vezető működteti. A munkatársak ezen feladatukat más feladataiktól elkülönülten, független módon, titoktartási kötelezettség vállalásával látják el.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer adataihoz kizárólag olyan személyek férnek hozzá, akiknek a hozzáférése a bejelentés kivizsgálásával összefüggésben szükséges. Minden ettől eltérő adattovábbításhoz a bejelentő kifejezett hozzájárulása szükséges. A bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl – a foglalkoztató más szervezeti egységével vagy munkatársával a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.

A bejelentő személyes adatai – a rosszhiszemű bejelentés kivételével – csak a bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a bejelentő hozzájárult. A bejelentő személyes adatai hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására kizárólag a továbbítás címzettje által tett, a bejelentésre vonatkozó, e törvényben foglalt szabályok betartására irányuló jogi kötelezettségvállalás esetén és a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások figyelembevételével kerülhet sor.

SZEMÉLYES ADATOK

A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között a bejelentőnek, annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és annak a személynek, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők. A HR vezető a személyes adatokat az eljárás valamennyi szakaszában bizalmasan kezeli.

Kezelhetőek továbbá a rosszhiszemű bejelentés kivizsgálásával, illetve a szükséges lépések megtételével összefüggő személyes adatok is. Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni. Ha alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.

IDŐTARTAM

A HR vezető. a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja. Ezt a határidőt különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A bejelentés kivizsgálásának és a bejelentő kivizsgálással összefüggő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot. Ezt követően a személyes adatok egy ideig (polgári jogi elévülési idő tartama) még jogi igények érvényesítése és védelme céljából kezelésre kerülnek.

AZ ADATKEZELÉS JOGALAPJA

Az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1)(c) pontja szerinti jogi kötelezettség teljesítése. A jogi kötelezettség alapja a 2019/1937. számú Irányelv, illetve a 2023. évi XXV. tv. II. fejezet V. pontja.

Bizonyos adattovábbítások esetében a GDPR 6. cikk (1)(a) bekezdése szerinti hozzájárulás (lsd. egyéb címzettek számára történő adattovábbítás).

A vizsgálati szakasz lezárását követően az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1)(f) bekezdése szerinti jogos érdek. A vizsgálati szakasz maximum 3 hónapos tartamának lezárultát követően az adatkezelő az adatokat az 5 éves polgári jogi elévülési időn belül elzártan tovább kezeli, és egy esetleges panasz (pl. NAIH), hatósági eljárás vagy bírósági jogorvoslat esetén használja csak fel azokat a bizonyítási eljárás lehetővé tétele, a tényállás pontos feltárása, a jogszerű döntés meghozatala – mint adatkezelői jogos érdek – céljából. Az érintett jogos érdeke egy esetlegesen meginduló eljárásban azonos.

ÉRINTETTI JOGOK

Az érintett jogosult az adatkezeléssel összefüggésben tájékoztatást kérni, a kezelt személyes adataihoz hozzáférni, bizonyos esetekben az adathordozhatósági jogával élni, személyes adatai másolatának rendelkezésre bocsátását kérni, az adatkezelés korlátozását kérni, tiltakozhat a személyes adatai kezelése ellen, illetve kérheti személyes adatainak helyesbítését vagy bizonyos esetben törlését.

Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.